课时安排：2天培训方式：企业内训课程类别：职业技能

“专业行政文秘/助理”培训课程特色与背景

学员获益

1.了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。

2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理。

3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。

4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

课程大纲

一、专业秘书/助理的角色认知

1.专业秘书/助理的定义与职业价值

?行政人员的角色扮演：管家、助手、人际

?企业需要什么样的行政人员

2.认清秘书/助理的十四项职责

3.专业秘书/助理必备的技能与素质

4.准确自我定位

?初级：事务性文员

?中级：事务性文员＋协助管理

?高级：独立管理＋事务处理

5.专业秘书/助理的工作法则

?摆正位置

?积极主动

?细心准确

?严守机密

?诚恳有礼

二、如何提升文秘工作效率

1.高效率的文档管理技巧

?文档管理的方法、原则及流程

?高效名片管理-大大提升老板业务能力

?如何运用信息科技进行客户关系管理

?高效助理秘书必备之文书管理技巧

?如何成为全方位信息整合工作者

2.如何为上司与自己管理时间

?80/20原理的应用

?优先级的排定

?避免秘书人员的时间管理陷阱

?如何优化上司的时间安排

3.会议管理技巧

?会议 ( 活动 ) 的种类

?会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理

?会议记录训练

4.上司出差行程管理技巧

?行前安排

?为上司搜集资料

?制定完备行程表

三、专业秘书/助理人际沟通技巧

1.成功沟通的秘诀

?沟通的定义

?沟通的双向性

?保证沟通成功的三原则

2.有效职场沟通技巧

?人际风格的类型：DISC工具导入

?如何与上司沟通

?如何与同事沟通

?如何与客户沟通

3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招

?积极倾听

?同理心

?正向引导法

?赞美法

四、专业秘书/助理的形象塑造

1.女性行政人员的着装要求

?职业装的选择

?鞋、袜、包的搭配

?巧用首饰、丝巾及其它配饰

2.男性行政人员的着装要求

?公务西装的选择

?穿西装的十大误区

?衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

3．专业秘书/助理的场合着装

?正式严肃的会议场合

?商务休闲的办公场合

?优雅从容的社交场合

4.合宜的仪表修饰

?化妆、修面、发型

5.专业的仪态

?站、坐、走、蹲、手势、微笑

五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧

1.商务用语礼仪

?交谈礼仪

?接打电话礼仪与技巧

?电子礼仪：电子邮件、手机、传真等

2.商务往来礼仪

?专业的接待态度

?招呼技巧

?介绍时的原则

?握手技巧

?交换名片

?行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

?不同的送客方式

?拜访的宜与不宜

?馈赠礼仪

3.商务餐饮礼仪

?中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

?西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

六、结束语

1.分享与回顾

2.行动计划