高级文秘、行政助理综合技能实战培训课程特色与背景

引言：

你在公司是领导“身边”的人，看起来似乎冠冕堂皇，您是否也对以下问题感到困惑： 

1、    不明确自己未来职业发展方向是什么？ 

2、    想成为领导的得力助手，却不知道如何才能做得优秀？ 

3、    看着领导每日的繁忙，想辅助他做更多的工作，却不知从何下手？ 

4、    面对领导，不知道自己在领导心目中的价值是多少？ 

5、    领导交办的工作，工作标准不明确？ 

6、    工作中总是被动，想主动却缺乏清晰的努力方向？对后勤工作缺乏基本的理论支持？ 

7、    辅助领导的工作，很多时候不知道如何去行使权利；碰到“难缠”的下属，不知道如何奠定自己的“领导”地位？领导催办的工作，对方总是拖延，自己却无力解决？ 

8、    与领导工作中积累的各种社会资源，却不知道如何去利用？如何把握和领导的距离，心中没底？ 

9、    对公司的“潜”规则，不知该如何应对？ 

10、    对领导交办的文书工作，却不知如何把握其权重？ 

诸如以上的问题，都是每个行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身 

职业素养，成了行政管理者亟待解决的问题。 

    课程 背 景

    在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的；很多时候想为领导做得更多，却总是被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手；经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值；想快速提升自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程；为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，快速掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧；

 课程 收 益

明确各级行政管理人员的职业发展方向 

→  学会编写自己的岗位说明 

→  明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识， 

→  学会奠定非领导的“领导“地位 

→  运用流程化管理技能提升行政管理工作水平   

→  有效利用时间管理的工具，提高自身工作效率 

→  规范文档管理为企业运营发挥重要作用 

→  提升的商务公文写作技巧，提高驾驭文字的能力 

→  学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧 

→  了解商务接待活动中各项礼仪，体现企业良好形象 

课程大纲

第一部分  职业素养篇 

一、秘书/行政助理职业特性与素质要求 

1、秘书/助理人员的自我角色定位 

◇  初级秘书/助理：事务性文员 

◇  中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理 

◇  高级秘书/助理：独立管理＋事务处理 

——视频：为什么不提拔我？ 

——现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要” 

2、优秀秘书/助理人员的胜任素质 

◇  如何提升秘书/助理人员的素质 

◇  优秀秘书与一般秘书的差异 

——案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？ 

第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；第二种认为吃年轻饭，混日子；第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。 

二、秘书/助理的职业生涯规划 

   1、什么是职业生涯规划？ 

2、为何要进行个人职业生涯规划？ 

◇  分析自我，确立人生的方向 

◇  准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势 

◇  看到秘书/助理职业发展规划的前景，提供前进的动力 

——小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢 

3、职业生涯规划的简单步骤 

◇  掌握SWOT分析工具进行自我分析 

◇  运用“5W提问”法进行自我分析 

→ What I am? 我是什么样的人？ 

→What I want? 我想要什么？ 

→What I can do? 我能做什么？ 

→What fit I most? 什么是最适合我？ 

→What I can choose？我能够选择什么？ 

——走进实战： “我的命运我把握，我的前途我做主。” 

运用SWOT分析工具认识自我 

三、秘书/助理商务礼仪规范 

    1、塑造良好的个人职场形象 

        ◇  着装的TOP原则 

        ◇  “拒绝”着装败笔——着装误区 

        ◇  恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人 

          ——案例：为什么不录用我，我错在哪呢？ 

2、基本商务礼仪 

        ◇  办公室礼仪 

        ◇  接待礼仪 

        ◇  电话礼仪与应对技巧 

          ——现场演示：如何着装让我更优雅和自信 

四、办公室5S管理 

       ◇  5S的概念 

       ◇  推行5S的重要性 

◇  如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作 

       ◇  长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法 

——现场模拟：算一算人生有多少年在工作？良好的环境对我们有多重要，教会你5分钟快速掌握5S技巧 

第二部分  工作技能篇 

一、时间管理及工作统筹技巧 

◇  时间管理的误区 

       ◇  时间管理的原则 

           √目标管理与80/20法则 

           √缓急轻重的优先管理 

           √个人时间与领导工作时间计划与安排 

       ◇  时间管理小窍门 

       ◇  办公室接待与电话处理 

       ◇ 上级的时间管理与安排 

       ◇  自我情绪控制与压力管理 

◇ 上司出差日程管理与工作计划 

——小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？” 

我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁，你拥有25500天。 

每人每天都有24小时，1440分钟，86400秒。人——倒计时，人的出生是偶然， 

但死亡是必然，如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？ 

二、会务组织与管理 

◇  成功组织会议的技巧 

        ◇  组织阶段的工作： 

——会前准备 

——会中协助 

——会后整理 

       ◇  会议座次安排的学问 

           ——练习：小组讨论：如何协助召开公司例会 

        →  案例：如何应对会议中的“漏洞”？  

三、信息、文档管理与运用 

    1、信息收集 

       ◇  信息工作的六个基本要求和三个诀窍 

◇  收集信息工作的三个诀窍 

◇  信息的查实及传递 

◇  信息的储存与保密 

2、文档管理 

◇  文档分类及储存的工作规范 

◇  文档查阅及分装的工作规范 

   ◇  文档销毁及保密的工作规范 

——案例：李秘书的返工引起的深思 

四、行政公文写作技巧与处理实务 

1、行政公文写作的基本要求 

2、行政公文的格式 

3、常用行政公文写作及公文格式要素范例 

◇  通用公文： 

→ 报告 

                → 请示 

                → 批复 

                → 函 

                → 决定 

                → 公告 

                → 通告 

◇    事务公文：  

→ 工作计划 

                → 工作总结 

                → 会议纪要 

◇    礼仪文书：   

     → 请柬 

                → 介绍信 

→ 推荐信 

——案例分享：请示/报告混为一体 

撰写初稿练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 

第三部分  统筹管理篇 

一、    秘书/助理人际沟通与工作协调技巧 

——游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。 

1、成功沟通的秘诀 

   ◇  学会聆听：不轻易打断对方的话 

◇  怎样反问：了解对方的需求 

◇  如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是 

◇  表明立场：拒绝的艺术 

◇  提出解决方案：提出2-3个解决方案 

——案例：如果是你该怎么说？ 

为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价 

2、有效沟通过程及环节 

◇  信息发送、接收、反馈 

◇  有效发送的技巧 

 ——现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事 

3、认识你的沟通对象 

   ◇  与上级沟通的原则 

◇  与各种性格的领导打交道技巧 

◇  跨部门的沟通技巧 

——游戏：究竟是谁的错？ 

二、行政管理人员办公室事务管理  

◇  后勤管理（前台、车辆、食堂、清洁） 

◇  办公室设备管理（电话、传真、复印机、电脑）  

◇  员工安全和保密工作  

◇  公共关系管理 

全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末 

           ——案例：如何应对车辆管理的“漏洞”？  

三、事物性项目性工作的组织管理 

◇  事务工作有哪些 

   ◇  学会列事务清单 

◇  用项目计划管理工作 

——沙盘演练：如何设计大型接待计划并实施 

四、课程分享：我学到了什么？